在線會(huì)議系統(tǒng)定義及行業(yè)背景
我們先來了解一下，什么是在線會(huì)議系統(tǒng)。官方定義是：指兩個(gè)或兩個(gè)以上不同地方的個(gè)人或群體，通過傳輸線路及多媒體設(shè)備，將聲音、影像互傳及文件共享，實(shí)現(xiàn)即時(shí)互動(dòng)溝通的遠(yuǎn)程會(huì)議系統(tǒng)�？偨Y(jié)一下就是兩個(gè)關(guān)鍵詞：跨區(qū)域+溝通。它的服務(wù)范圍一般包含：音頻服務(wù)、視頻服務(wù)、屏幕共享、硬件設(shè)備等。屏幕共享主要用于一些需要邊講邊看材料的會(huì)議場景，硬件設(shè)備一般指配合會(huì)議使用的硬件會(huì)議終端，如攝像頭、麥克風(fēng)/揚(yáng)聲器、投屏，主要用于大型跨地區(qū)會(huì)議的主會(huì)場及分會(huì)場，大家聚集在一個(gè)會(huì)議室里，共享音視頻設(shè)備。
在線會(huì)議系統(tǒng)從傳統(tǒng)形態(tài)上分為硬件會(huì)議系統(tǒng)和軟件會(huì)議系統(tǒng)，硬件會(huì)議系統(tǒng)基于嵌入式架構(gòu)，依賴硬件服務(wù)器及硬件終端，優(yōu)點(diǎn)是效果穩(wěn)定及安全性高，缺點(diǎn)是部署維護(hù)成本高且價(jià)格昂貴。軟件會(huì)議系統(tǒng)無需硬件服務(wù)器及硬件終端，直接用手機(jī)/電腦，通過客戶端軟件與服務(wù)器交互即可加入會(huì)議，優(yōu)點(diǎn)是靈活性好、成本低，缺點(diǎn)是效果穩(wěn)定性較差、安全性較低。硬件會(huì)議系統(tǒng)和軟件會(huì)議系統(tǒng)是一種傳統(tǒng)分法，目前很多公司兩種服務(wù)都會(huì)包含。
目前在線會(huì)議系統(tǒng)行業(yè)主流產(chǎn)品主要包含兩大類，一類是做硬件起家的，比如華為、polycom、思科、中興等大型老牌在線會(huì)議服務(wù)商；一類是做軟件起家的，比如Zoom、好視通、全時(shí)、263等，全球最火的軟件會(huì)議公司是Zoom，但國內(nèi)只能找到Zoom的集成服務(wù)商，國內(nèi)軟件會(huì)議市場份額最大的公司是好視通。在線會(huì)議的行業(yè)領(lǐng)域覆蓋很廣，企業(yè)辦公、在線教育、政府會(huì)議、法院審判、在線診斷等，企業(yè)辦公是我們息息相關(guān)的場景，下面重點(diǎn)分析一下企業(yè)辦公場景的用戶畫像。
如何打造讓用戶尖叫的在線會(huì)議系統(tǒng)
一個(gè)好的在線會(huì)議系統(tǒng)給用戶的體驗(yàn)應(yīng)該是安全感+親切感。安全感代表它是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)�、可信任的，讓用戶覺得任何大會(huì)小會(huì)都可以放心地交給它；親切感代表它是可親近的、易操作的，是設(shè)身處地為用戶著想的。安全感是基礎(chǔ)，親切感是加分項(xiàng)
我們知道，會(huì)議場景不同于咱們平時(shí)社交場景中的語音通話那么隨意，會(huì)議是正式和嚴(yán)肅的，比如咱們的多地合作項(xiàng)目溝通會(huì)、各體系高層早會(huì)、員工晉升答辯評審會(huì)等，整場會(huì)議需要穩(wěn)定有序地進(jìn)行，過程中不能出任何差錯(cuò)。在咚咚會(huì)議功能上線之前，大家進(jìn)行跨區(qū)域開會(huì)的流程一般是：預(yù)定會(huì)議室、借八爪魚、發(fā)會(huì)議邀請、進(jìn)入會(huì)議室、撥入會(huì)議號嗎和密碼入會(huì)，會(huì)議的發(fā)起和加入流程非常繁瑣，這種模式下的會(huì)議出錯(cuò)概率是很高的，比如八爪魚/會(huì)議室等資源緊張影響正常入會(huì)、用戶太忙忘記會(huì)議時(shí)間而錯(cuò)過會(huì)議、入會(huì)操作繁瑣無法準(zhǔn)時(shí)入會(huì)等等。一旦出錯(cuò)，將會(huì)對企業(yè)用戶的工作產(chǎn)生非常不利的影響。所以在進(jìn)行會(huì)議系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，我們最需要考慮的就是，如何保證會(huì)議成功進(jìn)行以提升系統(tǒng)安全感，及增強(qiáng)易用性以提升系統(tǒng)親切感。
（一）嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒淘O(shè)計(jì)，降低會(huì)議出錯(cuò)率
會(huì)議的發(fā)起、加入、會(huì)議中、結(jié)束，整個(gè)流程設(shè)計(jì)必須是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)�，稍有漏洞，就可能�?dǎo)致用戶出錯(cuò)。我們必須充分調(diào)研各種用戶場景，比如：對于周期性會(huì)議忘記預(yù)約怎么辦？忘記參會(huì)時(shí)間怎么辦？會(huì)議中才發(fā)現(xiàn)漏掉參會(huì)成員怎么辦？主持人想提前離開會(huì)議但又不能結(jié)束會(huì)議怎么辦？任何一個(gè)環(huán)節(jié)，我們都需要進(jìn)行充分的場景調(diào)研，然后流程設(shè)計(jì)中盡量覆蓋多種異常用戶場景，只有這樣，才能在會(huì)議出現(xiàn)突發(fā)狀況時(shí)，會(huì)用戶提供解決方案，從而降低會(huì)議的出錯(cuò)率，保證會(huì)議成功進(jìn)行。
�。ǘ└咔宸�(wěn)定音質(zhì)，永遠(yuǎn)都是核心競爭力
會(huì)議的通話音質(zhì)，是一個(gè)會(huì)議系統(tǒng)的核心，在這點(diǎn)面前，其他所有功能都可以稱為錦上添花。但是會(huì)議場景往往復(fù)雜多變，比如參會(huì)成員網(wǎng)絡(luò)狀況較差、身邊噪音較大、大會(huì)議室場景邊緣位置聽不見等，都可能影響整個(gè)會(huì)議環(huán)境的通話效果。要提升會(huì)議的通話質(zhì)量，可以從以下三個(gè)層面進(jìn)行考慮。
1）技術(shù)層面：如何進(jìn)行降噪、如何減少網(wǎng)絡(luò)差時(shí)的丟包、如何保證大型會(huì)議的音質(zhì)穩(wěn)定，這些問題可以從語音底層架構(gòu)以及上層服務(wù)處理進(jìn)行優(yōu)化。
2）交互層面：當(dāng)然也可以優(yōu)化交互，比如網(wǎng)絡(luò)差時(shí)可以提示用戶是否切換為落地電話呼入（目前大多會(huì)議系統(tǒng)為適應(yīng)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境都支持落地電話+網(wǎng)絡(luò)通話的混音模式），比如會(huì)議噪音大時(shí)可以提示主持人是否開啟全員靜音等等。
3）設(shè)備層面：提供特有的會(huì)議硬件設(shè)備（麥克風(fēng)+揚(yáng)聲器等），會(huì)議系統(tǒng)軟件與會(huì)議設(shè)備硬件相結(jié)合，更好地滿足大會(huì)議室場景。目前我們部門正在做一款硬件產(chǎn)品，為大會(huì)議室音質(zhì)提供保障。
�。ㄈ┴S富的會(huì)議管理，讓會(huì)議有序進(jìn)行
會(huì)議管理一般是提供給主持人控制會(huì)議秩序的功能，包含會(huì)議模式管理、成員管理、流程管理等。會(huì)議模式有自由發(fā)言模式和舉手發(fā)言模式；成員管理比如會(huì)議中加人/踢人，全員靜音等；流程管理即整個(gè)會(huì)議流程的組織。
1）自由發(fā)言模式：參會(huì)成員可以隨時(shí)自己開啟或關(guān)閉麥克風(fēng)控制發(fā)言，無需經(jīng)過主持人的同意，這也是目前應(yīng)用最廣的一種會(huì)議模式，能夠滿足大部分會(huì)議場景。
2）舉手發(fā)言模式：參會(huì)成員不能自由控制自己的麥克風(fēng)開關(guān)，想發(fā)言時(shí)需要舉手，經(jīng)得主持人同意后，方可發(fā)言。主持人也可以直接指定某人發(fā)言。這種會(huì)議模式多用于比較正式、嚴(yán)肅的大會(huì)場景，需要主持人掌控整個(gè)會(huì)議的發(fā)言秩序。
�。ㄋ模┩晟频臅�(huì)議輔助工具，提升會(huì)議效率
1）屏幕共享：會(huì)議中主講人可以分享桌面屏幕，會(huì)議中用到的PPT、Word等文件都可以準(zhǔn)確高效地共享給參會(huì)者。大家可以一邊聽講，一邊看材料。
2）會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議中可以記錄會(huì)議重點(diǎn)內(nèi)容，記錄完成后可以一鍵發(fā)送給所有參會(huì)成員。（目前還有比較先進(jìn)的方式是基于語音轉(zhuǎn)文字的技術(shù)自動(dòng)生成會(huì)議紀(jì)要，但實(shí)際準(zhǔn)確率未知）。
3）會(huì)議錄制：會(huì)議中支持錄制音頻/視頻，若有成員無法參加會(huì)議，可以會(huì)后觀看會(huì)議回放。
4）白板：會(huì)議中可分享白板，主講人可以邊寫邊講。
�。ㄎ澹┐蚰スδ芗�(xì)節(jié)，提供極致通話體驗(yàn)
俗話說得好，細(xì)節(jié)決定成敗。對于產(chǎn)品也是一樣，細(xì)節(jié)的體驗(yàn)差異，往往影響著整個(gè)產(chǎn)品口碑和競爭力。細(xì)節(jié)體驗(yàn)好了，才會(huì)顯得更親切。會(huì)議系統(tǒng)需要重點(diǎn)關(guān)注哪些細(xì)節(jié)的體驗(yàn)?zāi)兀?BR> 1）會(huì)議發(fā)起：會(huì)議發(fā)起流程是否簡潔，選擇參會(huì)成員、設(shè)置開會(huì)時(shí)間是否操作便捷
2）會(huì)議加入：收到會(huì)議邀請是否能一鍵入會(huì)
3）會(huì)議提醒：會(huì)議提醒的方式，是否人性化（應(yīng)用內(nèi)、手機(jī)短信、郵件等）
4）單人會(huì)議與多人會(huì)議的交互細(xì)節(jié)差異
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