許多企業(yè)都在糾結(jié)如何最好地推出和支持視頻會(huì)議，但你的企業(yè)不一定非得是其中之一。
期待已久的“視頻會(huì)議時(shí)代”終于來(lái)臨了嗎？對(duì)！在我們最新的視覺(jué)通訊和協(xié)作研究中，紐美特斯的研究發(fā)現(xiàn)：
大約500家參與公司中有45.7%家使用基于會(huì)議室的視頻會(huì)議系統(tǒng)，另有30%家計(jì)劃在2019年底前完成會(huì)議室系統(tǒng)搭建。
38%的人正在使用桌面視頻會(huì)議，另外30%的人則是在未來(lái)一年半的時(shí)間里計(jì)劃使用。
71%的公司提供的移動(dòng)設(shè)備（平板電腦和電話）都配置有視頻功能的UC客戶端。
此外，大約一半的使用視頻會(huì)議的人計(jì)劃在明年擴(kuò)大他們的部署，很大程度上是因?yàn)閱T工對(duì)它的需求驅(qū)動(dòng)的。證據(jù)很清楚：通過(guò)Apple的FaceTime、谷歌的Hangouts和WhatsApp等應(yīng)用程序，視頻會(huì)議在消費(fèi)者世界中被廣泛使用，最終轉(zhuǎn)化為企業(yè)對(duì)視頻的需求。
盡管這種增長(zhǎng)已經(jīng)出現(xiàn)，許多公司仍在努力如何最好地推出和支持視頻會(huì)議，他們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)高清會(huì)議室系統(tǒng)和軟件客戶端閑置，無(wú)法提供可測(cè)量的商業(yè)價(jià)值。作為我們的研究的一部分，我們努力了解什么是成功推出視頻會(huì)議的相關(guān)因素，如利用率，生產(chǎn)率的提高，以及自評(píng)的成功和運(yùn)營(yíng)管理的選擇。以下是與視頻會(huì)議成功相關(guān)的五個(gè)因素。
1、擁有正確的組織戰(zhàn)略——我們的研究不僅揭示了公司如何為視頻會(huì)議提供資金，而且在如何滿足會(huì)議服務(wù)、房間硬件和UC客戶的供應(yīng)商和產(chǎn)品決策方面存在的較大差異。與成功最相關(guān)的兩個(gè)因素：IT部門的協(xié)作團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)為解決方案提供資金，以及它在選擇解決方案時(shí)擁有最終的決定權(quán)。我們看到了各種各樣的情況。首先，為視頻會(huì)議購(gòu)買提供資金的合作團(tuán)體更有可能這樣做，作為更努力改善內(nèi)部和外部合作的一部分。因此，視頻會(huì)議解決方案將是集成協(xié)作策略的一部分，而不是在獨(dú)立的基礎(chǔ)上提供的。通過(guò)擁有最終的決策權(quán)，公司可以確保視頻會(huì)議解決方案在網(wǎng)絡(luò)、端點(diǎn)和性能管理方面是可支持的。例如，在沒(méi)有理解網(wǎng)絡(luò)約束或試圖在虛擬桌面環(huán)境中支持桌面視頻會(huì)議的挑戰(zhàn)時(shí)，協(xié)作或AV小組負(fù)責(zé)選擇并部署解決方案，可能會(huì)導(dǎo)致很大的問(wèn)題。
2、實(shí)現(xiàn)用戶意識(shí)和采納（UAA）程序——我們很少看到視頻會(huì)議使用出現(xiàn)病毒式增長(zhǎng)。員工通常不愿意打開會(huì)議攝像頭，除非他們的經(jīng)理要求他們這樣做。這主要是因?yàn)?a href=http://www.kingdomlifegroup.com/video-meeting/ target=_blank>視頻會(huì)議，尤其是對(duì)遠(yuǎn)程工作者來(lái)說(shuō)，是侵?jǐn)_性的。給同事發(fā)短信或打電話是一回事，但期望他們能在視頻通話中表現(xiàn)得恰到好處是另外一回事了�？朔@些顧慮的最佳方法是通過(guò)UAA程序，開始培訓(xùn)人員如何使用會(huì)議系統(tǒng)和應(yīng)用程序，以及如何調(diào)整照明和背景，以確保最佳的視頻體驗(yàn)。也許這也意味著建立一種文化，在這種文化背景下，穿一件T恤衫，在背景中堆放一堆雜物是可以的（至少對(duì)于內(nèi)部電話來(lái)說(shuō)）。這也意味著，管理者必須帶頭鼓勵(lì)或敢說(shuō)，強(qiáng)制使用視頻。
3、注意分析——商業(yè)格言“你不能管理你不能測(cè)量的東西”，尤其是視頻會(huì)議。缺乏對(duì)視頻會(huì)議質(zhì)量、利用和業(yè)務(wù)流程改進(jìn)的洞察力，公司往往無(wú)法從他們的投資中看到價(jià)值。一個(gè)成功的分析程序應(yīng)該從基本的開始——積極管理語(yǔ)音和視頻質(zhì)量因素，如延遲、丟包和抖動(dòng)。通過(guò)這種性能數(shù)據(jù)，IT部門可以識(shí)別出現(xiàn)之前的潛在性能問(wèn)題，特別是對(duì)于那些通過(guò)無(wú)線網(wǎng)絡(luò)、因特網(wǎng)和/或虛擬桌面使用視頻會(huì)議的人。除此之外，成功的公司衡量利用率并制定行動(dòng)計(jì)劃來(lái)提高它。他們還看分析，如會(huì)議人數(shù)，會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，會(huì)議中激活視頻的人數(shù)百分比等。最先進(jìn)的公司衡量具體的業(yè)務(wù)流程改進(jìn)，如縮短生產(chǎn)時(shí)間，更高的關(guān)閉率，提高客戶滿意度等，以及視頻會(huì)議使用的結(jié)果。獲得這種洞察力可能需要投資第三方分析工具或托管服務(wù)，以便在會(huì)議室系統(tǒng)和會(huì)議平臺(tái)提供商提供的信息之上和之外提供信息。
4、標(biāo)準(zhǔn)化和集成化——那些在會(huì)議室內(nèi)使用相同的供應(yīng)商和專用的視頻會(huì)議系統(tǒng)的參與者，比混合和匹配會(huì)議室系統(tǒng)或依賴PC/筆記本電腦設(shè)置的房間視頻會(huì)議更成功。不止一個(gè)IT領(lǐng)導(dǎo)者告訴我們關(guān)于視頻會(huì)議的恐怖故事，走進(jìn)會(huì)議室，卻發(fā)現(xiàn)房間里的個(gè)人電腦正在升級(jí)Windows系統(tǒng)，或者筆記本電腦已經(jīng)被縮小到無(wú)法支持高清視頻的狀態(tài)。在所有會(huì)議室擁有標(biāo)準(zhǔn)化的環(huán)境會(huì)降低支持和培訓(xùn)成本。
5、轉(zhuǎn)向云——大約45%的參與者已經(jīng)使用基于云的會(huì)議服務(wù)來(lái)進(jìn)行視頻會(huì)議。這些平臺(tái)通常提供始終可用的虛擬會(huì)議室，參與者可以從桌面、移動(dòng)設(shè)備或會(huì)議室系統(tǒng)、公司內(nèi)部或外部加入。使用云會(huì)議服務(wù)的公司報(bào)告顯示，與只使用本地會(huì)議服務(wù)器或試圖混合使用本地會(huì)議服務(wù)器的公司相比，它們的利用率更高，總體上取得了更好的成功。但是IT領(lǐng)導(dǎo)者，特別是在大型組織中，確實(shí)發(fā)現(xiàn)了一個(gè)地方，他們認(rèn)為需要一個(gè)現(xiàn)有的解決方案——那就是在網(wǎng)絡(luò)上保持視頻會(huì)議流量，即使使用云服務(wù)來(lái)滿足設(shè)置和控制。
總之，擁有正確的策略，實(shí)現(xiàn)用戶感知和采用程序，專注于分析、標(biāo)準(zhǔn)化集成和擁抱云不會(huì)保證成功，但它們會(huì)增加視頻會(huì)議投資回報(bào)，提供有形、可衡量的業(yè)務(wù)價(jià)值的可能性。
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