理想很豐滿,現(xiàn)實很骨感
吸引員工的新潮工作空間,更具成本效益的辦公空間,支持靈活的工作方式,鼓勵合作與創(chuàng)新的工作環(huán)境,這是許多公司夢想中的當(dāng)今開放式辦公空間。
告別傳統(tǒng)的辦公隔間,迎接通風(fēng)敞亮的工作環(huán)境:配備可進(jìn)行私密談話的空間和小型會議室,以及各種福利設(shè)施:咖啡機、攪拌機、乒乓球桌、電子游戲等。
聽起來很棒? 其實未必。
如今,很多員工喜歡開放式辦公室的美感和氛圍。半數(shù)以上員工表示他們更喜歡開放式共享辦公室,且該比例在年輕一代中穩(wěn)步上升。但對當(dāng)今開放式辦公室出現(xiàn)的各種功能性問題,卻讓他們感到非常失望。
與“充滿活力的團(tuán)隊在公共空間進(jìn)行頭腦風(fēng)暴和創(chuàng)新活動”相反你更有可能看到的是員工們因周圍環(huán)境吵雜而感到惱火甚至躲起來。據(jù)調(diào)查全球5151 名上班族所面臨的現(xiàn)實情況,幾乎所有人都表示在工作時受到過干擾,超過1/3 的受訪員工總是或經(jīng)常受到干擾,在這樣的環(huán)境下能把工作完成,非常不易!
為什么需要關(guān)注這些問題?
這不僅令人煩惱,還會導(dǎo)致員工長期無法完成工作
近1/3 的開放式辦公室員工表示,干擾性環(huán)境讓他們每天損失一小時甚至更多的有效工作時間。近一半的員工表示在工作時無法集中注意力。近3/4 的受訪員工表示,如果能夠減少辦公室干擾,他們工作將更有效率。
在所有受訪國家中,相比年紀(jì)較長的員工,干擾性環(huán)境讓年輕一代員工損失更多有效工作時間。隨著這些年輕人在員工隊伍中的占比增加,這種挑戰(zhàn)只會越來越嚴(yán)重。
開放式辦公環(huán)境中的干擾會損害客戶和員工的體驗
員工表示:減少辦公室干擾將提高其專注度、滿意度、甚至幸福感。超過一半的員工表示,他們在通話時很難聽清彼此;近1/4 的員工曾在與客戶通話時有過不專業(yè)的表現(xiàn),這種是一個令人擔(dān)心的現(xiàn)象。
開放辦公室的最大困擾?
吵鬧的同事!
大多數(shù)員工無法擺脫同事的噪音和干擾,F(xiàn)在的新型開放式辦公室提供了各種有趣的工作空間,從共享工作桌到提供免費食物和飲料的自助餐廳,即便如此大多數(shù)員工在大部分工作時間內(nèi)都在其主要工作區(qū)內(nèi),但這當(dāng)然不同于有“一扇門”可以阻隔噪音。僅1/3 的受訪員工表示在工作日有封閉式辦公室可以“躲起來”。
六大辦公室干擾
即使在嘈雜的開放式辦公室,員工還是需要完成工作。但是您很難想象每天有多少事情會分散一名普通員工的注意力,以下是名列前六名的“強”或“超強”干擾:
IT 可以解決干擾問題?
大多數(shù)員工都不知道,在公司中找誰才能最好地解決開放式辦公室困境,減少在開放辦公環(huán)境中受到的干擾。僅1/7的員工會找 IT 部門解決辦公室干擾問題,超過一半(53%)的員工會找其直屬經(jīng)理,大約 1/3 的員工會找人力資源或設(shè)施部門。
IT 部門通常擁有相關(guān)技術(shù)和工具的所有權(quán)和訪問權(quán),能夠較大限度地減少噪音干擾,但僅有1/7的員工選擇找IT部門,顯然這讓很多公司錯失解決問題的機會。
根據(jù)高德納公司的數(shù)據(jù),大約2/3的商業(yè)領(lǐng)袖認(rèn)為他們的公司需要加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型,否則將面臨失利給競爭對手的風(fēng)險。創(chuàng)建一個易于適應(yīng)、便于協(xié)作和高效工作的辦公環(huán)境,是目前工作場所轉(zhuǎn)型中的一個重要元素,IT 部門能夠很好地實現(xiàn)這個愿景。
IT 團(tuán)隊?wèi)?yīng)該聯(lián)合公司各部門,并致力為開放式辦公環(huán)境的員工減少干擾,幫助公司意識到并充分發(fā)揮提高注意力、生產(chǎn)力和員工滿意度的益處。
7個步驟
解決開放式辦公環(huán)境的干擾問題
#1 在公司內(nèi)尋找解決問題的人
與您的 IT、人力資源和工作場所解決方案同事討論解決干擾問題的意義,商討讓員工們一起工作的方式,如何構(gòu)建工作場所,以能更好的鼓勵團(tuán)隊協(xié)作,并提供安靜空間來專注完成重要及緊急任務(wù)?
#2 了解員工對干擾的看法
對員工進(jìn)行調(diào)查,了解噪音和干擾對您的員工和底線造成什么影響。最主要的問題是什么,其影響是什么?
#3 制定一份全面計劃
與跨職能團(tuán)隊合作,討論如何配備員工和辦公場所,來打造零噪音和零干擾的開放式辦公環(huán)境,制定一份共同愿景和戰(zhàn)略。關(guān)注業(yè)務(wù)驅(qū)動,您將如何減少干擾,提高員工的工作效率和專注度。
#4 研究技術(shù)解決方案
大多數(shù)員工都希望公司為他們配備更好的技術(shù)來消除背景噪音。研究這些用來消除開放式辦公環(huán)境噪音和干擾的方法、技術(shù)和實踐,找到可靠的技術(shù)供應(yīng)商幫助您測試、衡量和管理解決方案。
#5 找到創(chuàng)新的工作空間解決方案
減少開放辦公環(huán)境干擾,需要以很多技術(shù)打造一個可配置的靈活空間。比如:為建造更為安靜的區(qū)域,員工可以使用降噪耳機并遠(yuǎn)離正在進(jìn)行的通話;蛘唑v出空間做小型會議室和電話室,配備音頻視頻和內(nèi)容共享平臺。從而確定最重要的實際應(yīng)用需求,找到最佳解決方案。
#6 組織培訓(xùn)
安排人力資源部門組織培訓(xùn),從源頭減少干擾。向經(jīng)理展示大型跨時區(qū)虛擬團(tuán)隊如何主導(dǎo)大型虛擬會議,培訓(xùn)所有員工如何與現(xiàn)場和虛擬同事開展電話和視頻會議。IT 團(tuán)隊熟悉Slack 和Skype 等在線平臺,可以為還在努力實現(xiàn)舒適工作的團(tuán)隊提供幫助。
#7 標(biāo)準(zhǔn)與衡量
一個更加整體性的方法會讓確定 ROI 變得更為復(fù)雜。找到跨業(yè)務(wù)領(lǐng)域的測量標(biāo)準(zhǔn),并將其納入您的測量方法。例如,確保組織已全面衡量員工體驗,包括辦公室設(shè)計、個人工作區(qū)、技術(shù)和員工實踐。
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