導(dǎo)語

“無紙化”的概念自被提出之后已經(jīng)有了一段不短的日子,各類無紙化設(shè)備也相繼進(jìn)入人們的眼球,已經(jīng)成為了會(huì)議系統(tǒng)領(lǐng)域內(nèi)新的潮流，但為何“無紙化”將引領(lǐng)新的潮流?以及究竟怎樣才算一個(gè)合格的“無紙化”會(huì)議系統(tǒng)?天瑪將依據(jù)其”智慧型無紙化多媒體數(shù)字會(huì)議系統(tǒng)”從設(shè)計(jì)到完成的過程對(duì)“無紙化”的這兩個(gè)問題進(jìn)行討論。

紙為何物

紙?jiān)跁?huì)議中是作為一種信息載體而存在。天瑪為能正確地定位“無紙化”會(huì)議系統(tǒng)，在關(guān)于會(huì)議中紙的存在做了一番深入的思考。在會(huì)議這種討論與交流的活動(dòng)出現(xiàn)之后,紙還未被創(chuàng)造出來，而在會(huì)議進(jìn)入上千年的紙質(zhì)階段之前還有著口頭、石刻、竹簡(jiǎn)、布帛等存在，將所有的這些存在進(jìn)行思考之后它們都可歸納為一種承載會(huì)議信息的載體。

紙質(zhì)信息載體當(dāng)初是以其較之其他類別的信息載體在使用上的適用性、便捷性和易攜帶性而成就了千年統(tǒng)治地位。但是,時(shí)過境遷,紙?jiān)跉v經(jīng)了千年的發(fā)展進(jìn)入信息時(shí)代之后,相關(guān)問題已經(jīng)相繼暴露，而在使用上更加適用、更加便捷、更易攜帶的信息化產(chǎn)物出現(xiàn)之后，紙已經(jīng)走到了應(yīng)該要被取代的邊緣。紙走到這個(gè)邊緣的原因可以歸結(jié)為以下幾個(gè)方面:

承載信息有限。信息的及時(shí)獲取一直是各項(xiàng)決定、舉措、行動(dòng)得以正確作出和執(zhí)行的保障所在。隨著網(wǎng)絡(luò)的日益完善,現(xiàn)今的信息交換速度已經(jīng)能夠保障信息的及時(shí)獲取,但隨之而來卻是小小的一頁或幾頁紙已經(jīng)難以完全承載住越來越龐大的信息量,越來越厚的資料已經(jīng)讓紙質(zhì)載體的易攜帶性失去了往日的光輝。而且,紙質(zhì)載體僅能承載靜態(tài)信息,在推崇現(xiàn)場(chǎng)視頻反饋的今天，紙質(zhì)載體已不再如以往那般適用和便捷。

長久保存不易。紙是極易腐蝕與損壞的，這些都不利于信息的長久保存。先不論一份信息在歷經(jīng)數(shù)年之后因其腐化而帶來的相關(guān)損失，單論一份資料僅因保存時(shí)的一點(diǎn)意外而出現(xiàn)了損壞，以致于在下一次再使用這份資料時(shí)因其不完整性而帶來的關(guān)于其真實(shí)性、可靠性的考究問題便足以讓資料提供者再次大費(fèi)周章一番了。

無必要的浪費(fèi)。依據(jù)用戶習(xí)慣及市場(chǎng)調(diào)查，通常一份資料從開始撰寫到最終確定 ,最快也要經(jīng)歷以下三個(gè)階段，即初稿、修訂稿、定稿。僅三稿便通過的情況其實(shí)并不多,而定稿之前的稿次無疑是一種浪費(fèi),定稿后因?yàn)闀?huì)議需要在印刷了多份使用完后而將之丟棄或銷毀，則更是一種嚴(yán)重的浪費(fèi)。

生態(tài)災(zāi)害嚴(yán)重。紙張的生產(chǎn)源料是最少20年樹齡的大樹，而依據(jù)國內(nèi)的平均生產(chǎn)水平，基本上我們每使用4箱A4復(fù)印紙( 10包/箱)便意味著對(duì)一個(gè)最少也有20年的生命的剝奪。而對(duì)樹木生命的剝奪所帶來的影響卻并不僅僅是地球二氧化碳含量開高這么一個(gè)問題,其背后還有著水源污染、水土流失、風(fēng)沙防護(hù)、有毒物質(zhì)凈化、生物鏈底層斷裂、生物棲息地遺失.物種滅絕等等一系列不可忽視的問題。

“無紙化”會(huì)議系統(tǒng)為何物

每次開會(huì)，工作人員需要準(zhǔn)備打印會(huì)議資料和桌面席卡，會(huì)前的準(zhǔn)備過程繁瑣，工作量大且缺乏應(yīng)變能力。會(huì)場(chǎng)排位手工管理、機(jī)動(dòng)性差、效率低。會(huì)議簽到、表決、會(huì)討、視頻、數(shù)據(jù)服務(wù)等系統(tǒng)相互獨(dú)立，規(guī)模龐大，集成性差。會(huì)中文件量大，分發(fā)效率不高。與會(huì)人員交互時(shí)需要操作多套設(shè)備(音頻、視頻、文件操作等),增加系統(tǒng)使用難度。與會(huì)人員桌面布局復(fù)雜，物品繁多凌亂。演講信息集中于傳統(tǒng)大屏幕，距離遠(yuǎn)者觀看困難，且不便實(shí)時(shí)交互。會(huì)議中資料修改情況難以記錄，討論過程無法保存。與會(huì)人員與服務(wù)人員間溝通不暢。會(huì)后文件管理造成巨大的紙張浪費(fèi)，紙質(zhì)材料可能導(dǎo)致泄密，安全無法保障，對(duì)高端機(jī)密會(huì)議造成嚴(yán)重威脅，可能導(dǎo)致重大損失。

天瑪?shù)摹爸腔坌蜔o紙化多媒體數(shù)字會(huì)議系統(tǒng)(簡(jiǎn)稱無紙化會(huì)議系統(tǒng))”是一個(gè)能夠全面實(shí)現(xiàn)紙?jiān)跁?huì)議中所有功能并涵蓋現(xiàn)階段會(huì)議系統(tǒng)功能的多媒體數(shù)字會(huì)議系統(tǒng)。

要取紙而代之,那么必定要將紙?jiān)跁?huì)議中所起到的作用全面地琢磨透徹。在一場(chǎng)會(huì)議當(dāng)中紙陸續(xù)在桌牌、簽到、資料信息呈現(xiàn)、批注、投票、帶離會(huì)場(chǎng)這幾個(gè)方面被用到。而在這幾個(gè)方面,現(xiàn)代會(huì)議系統(tǒng)中已經(jīng)出現(xiàn)的電子桌牌、投影等設(shè)備,具有能取代紙功能的能力，但是，除卻電子桌牌之外其他的這些設(shè)備的作用在會(huì)場(chǎng)上還僅處在紙的輔助地位上，并不能真正地取代紙。

天瑪無紙化會(huì)議終端是天瑪無紙化會(huì)議系統(tǒng)的客戶終端，由平板、外側(cè)液晶屏、發(fā)言模塊整合而成，是一個(gè)完全能夠取代紙?jiān)跁?huì)場(chǎng)中作用的無線會(huì)議終端。

會(huì)場(chǎng)管理專業(yè)輔助。無紙化會(huì)議終端在會(huì)議未開始和與會(huì)者未落座簽到之前，其平板顯示屏將顯示會(huì)場(chǎng)安排落座于此的與會(huì)者信息，滿足會(huì)場(chǎng)席位引導(dǎo)的需求;而在會(huì)議過程中，外側(cè)屏將一直顯示與會(huì)者的相關(guān)信息，滿足會(huì)場(chǎng)介紹與會(huì)者信息的需求，內(nèi)外雙屏搭配之后完全實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)桌牌與電子桌牌在會(huì)場(chǎng)的功能。而且與會(huì)者在落座之后僅需觸摸點(diǎn)選簽到便可完成會(huì)場(chǎng)簽到需要免去了與會(huì)者去到簽到點(diǎn)簽到的麻煩，更方便了會(huì)場(chǎng)管理人員對(duì)到場(chǎng)人員信息的統(tǒng)計(jì)。

會(huì)場(chǎng)主持人所使用的會(huì)議終端擁有主持人權(quán)限,可以對(duì)會(huì)議資料設(shè)置相應(yīng)保密權(quán)限,并擁有指定發(fā)言人強(qiáng)制同步議題切換等會(huì)場(chǎng)管理權(quán)限以保證會(huì)場(chǎng)秩序。

會(huì)議過程全能保障。在現(xiàn)代會(huì)場(chǎng)中,投影設(shè)備的作用便是取代紙質(zhì)載體資料顯示的功能，且能播放動(dòng)態(tài)信息更是填補(bǔ)了紙質(zhì)載體的不足。

天瑪無紙化會(huì)議系統(tǒng)采用給每一個(gè)席位配置一臺(tái)終端的方式保證各席位高質(zhì)量、 全視角觀看演示的需要。

會(huì)議終端還實(shí)現(xiàn)了本地與遠(yuǎn)程顯示切換功能，保證了與會(huì)者自由瀏覽和跟隨瀏覽的需要，還有電子白板、手寫批注的功能,且每一個(gè)終端都可以將自己的顯示畫面投影至?xí)��?chǎng)其他終端或大屏，充分保障了會(huì)場(chǎng)談?wù)摰撵`活性。

會(huì)議投票也是會(huì)議當(dāng)中的一個(gè)重要延伸，而在無紙化會(huì)議終端上也擁有著智能交互式的投票模塊，僅需在平板上觸摸操作便可完成記名/不記名方式的加密投票，不需再配置其他任何輔助設(shè)備，而且投票結(jié)果能以柱狀圖或餅狀圖的形式公開發(fā)布。

在會(huì)議過程中有時(shí)會(huì)需要與不相鄰坐席的與會(huì)者進(jìn)行討論，而會(huì)場(chǎng)往往不能隨意走動(dòng)以致信息交流不暢。天瑪無紙化終端支持一對(duì)一和一對(duì)多即時(shí)通訊的功能，與會(huì)者可以將交流信息發(fā)送給其他坐席的會(huì)議終端與之交流。除卻與會(huì)者之間的這種交流之外，與會(huì)者在有如茶水之類的需求時(shí)可通過呼叫服務(wù)與會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員聯(lián)系解決。

會(huì)議無紙化時(shí)代

在信息時(shí)代步伐不斷向前邁進(jìn)的今天,信息化視聽設(shè)備作為一種新的信息載體而存在必將跨出完全取代老式信息載體的一步，而會(huì)議場(chǎng)所一直是每一個(gè)改變世界走向的決策發(fā)出的起點(diǎn)所在，所以，讓無紙化時(shí)代從會(huì)議開始則更是時(shí)代性的舉措。